关于2012级学生档案收集的通知

各系：

为规范学生档案管理，现开展2012级学生档案收集工作。请各系将2012级学生的高中档案整理装袋，并统一移交学生处。为使工作有序开展，现将各系档案收集时间分布如下：

请各系严谨细致地开展工作，按时上交学生档案，顺利完成2012级学生的档案移交工作。

附表一：档案整理细则

附表二：东莞职业技术学院学生档案移交详情表（模板）

学生处

2012年12月28日

附表一：

档案整理步骤及细则：

1. 为避免造成档案材料的遗失或缺失情况的发生，请将学生高中档案统一装订成一份装入东莞职业技术学院学生档案袋。（高中档案目录请装订在档案首页，请统一装订在材料的左上角）

2. 档案袋封面的填写：

封面填写需谨慎,不得涂改。填写的内容格式如下：

姓名：XXX 学号：XXXXXXXXXX 学制：两年/三年

年级:2012级 专业:XXX系 XXXX专业班级: X班

（若系名、专业名称太长，可以分2行填写，如：专业:

）

报到地: (不填)

1. 班级档案整理完毕后必须再次检查原档案袋，避免遗失、遗漏。档案袋按学号从小到大的顺序排好（1号在上），用材料绳子把档案打包捆绑，以防在运送或其他过程中遗失。并填写好、上交纸质及电子版的班级档案移交详情表（见表二），如有其它情况，请做好备注。最后用材料绳子把档案打包捆绑，以防在运送或其他过程中遗失。

2. 各班将档案移交到本系后，请辅导员进行抽查审核，确保学生档案无遗失、遗漏。请以系为单位统一在指定日期移送学生处。学生处将再次抽查整理，完成移交手续。