各系、各相关部门：

为加强和规范我院毕业生档案工作，提高服务质量和管理水平，充分发挥毕业生档案在就业、参军、升学等方面的社会功能，现就做好毕业生档案第二阶段收集工作通知如下：

一、收集办法

各系、部门对所负责毕业生档案部分，以个人为单位进行整理，以班级为单位进行收集，核对无误后填好交接表，做好交接工作，确保学生档案的真实、完整、准确。所有档案资料收集齐全后，由学生处统一安排档案入袋工作。

二、收集材料

各系需收集材料：

1、 毕业生学籍卡；

2、 毕业生顶岗实习鉴定表；

3、 协助医务室整理毕业生入学体检表；

4、 入党积极分子材料；

5、 优秀毕业生审批表；

汇齐本系资料后，请填写移交表及汇总表。

后勤处医务室需收集材料：

学生入学体检表，医务室负责整理，各系协助。整理毕业生体检表后请填写汇总表及移交表。

教务处需收集材料：

毕业成绩总表，汇齐全校毕业生成绩总表后请填写移交表及汇总表。

校企合作与就业指导中心需收集材料：

高校毕业生登记表、报到证存根，汇齐全校毕业生登记表、报到证存根后请填写移交表及汇总表。

三、归档要求

1、归档材料要求完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，有形成材料的日期，并注明学生姓名、学号、所在系、年级和班级；

2、归档材料必须手续完备，凡归档资料需由组织审查盖章的，必须按规定进行盖章。

四、收集时间

2013年6月22日至2013年7月1日

五、交接和入袋时间

2013年7月3日至7月12日

六、入袋安排

各系、部门将所收集的第二阶段材料附表及汇总表统一交由学生处，一式两份，当面清点、交接后，由学生处组织在档案室进行入袋工作，届时请相应系、部门档案经办人到场协助入袋工作。

毕业生档案关系到学生的切身利益，请各系、部门本着服务学生，对学生负责的态度高度重视毕业生的档案管理工作，要安排专人负责，确保整个工作按时、正确、不出纰漏的完成。

联系人：学生处 吴老师

电 话：0769-23306015

附件：1、东莞职业技术学院毕业生档案班级移交表（各 系）；

2、东莞职业技术学院毕业生档案入党积极分子材

料、优秀毕业生审批表移交表（各系）；

3、东莞职业技术学院毕业生档案汇总表（各系）；

4、东莞职业技术学院毕业生档案移交表、汇总表

（医务室）；

5、东莞职业技术学院毕业生档案移交表、汇总表

（教务处）；

6、东莞职业技术学院毕业生档案移交表、汇总表

（校企合作与就业指导中心）。

学生处

二○一三年六月二十一日